Kako interni softver štedi vreme vlasniku firme

1. Klopka rasta: Kako vlasnik postaje usko grlo sopstvene firme

Kada firma ima do 5 radnika, poslovanje se vodi iz glave vlasnika ili kroz par svezaka i tabela. Ali kada tim poraste na 10 do 30 zaposlenih, sav teret odlučivanja i koordinacije i dalje pada na jednu osobu.

• Telefon zvoni 40 do 60 puta dnevno sa pitanjima: 'Šta radimo ovde?', 'Gde je materijal?', 'Koji je status kupca?'.
• Podaci su rasuti u tri različita računara, privatnim porukama i na papirnim blokčićima koji se gube.
• Vlasnik provodi večeri i vikende unoseći račune i sastavljajući izveštaje umesto da razvija nove poslove ili odmara.

2. Digitalni radni nalozi umesto zvanja na telefon

U namenskom internom sistemu svaki posao dobija svoj digitalni radni nalog sa tačnim zadacima, zaduženim radnicima i rokovima.

• Radnici na terenu ili u radionici vide svoje zadatke direktno na mobilnom telefonu bez potrebe za sastancima.
• Kada se faza završi, radnik klikne 'Završeno' i priloži fotografiju — status se istog trena menja u centralnoj evidenciji.
• Vlasnik otvara kontrolnu tablu na telefonu i za 30 sekundi vidi šta je u toku, šta kasni i ko je slobodan za novi posao.

3. Ponude i fakture iz postojećih podataka, ne ručno

Ručno sklapanje ponude u Wordu ili Excelu traje, a svaka formula je mesto za pogrešno izračunatu maržu.

• Sistem čuva bazu vaših usluga, materijala, normativa i marži.
• Izborom stavki ponuda se automatski kalkuliše, generiše u brendiran PDF i šalje klijentu na email jednim klikom.
• Kada klijent prihvati ponudu, sistem automatski kreira radni nalog i priprema nalog za fakturisanje bez duplog unosa.

4. Finansijska slika u realnom vremenu bez čekanja knjigovođe

Većina vlasnika saznaje stvarni profit tek na kraju meseca ili kvartala kada knjigovođa pošalje bilanse. Sa internim sistemom, svaka transakcija je vidljiva odmah.

• Automatsko praćenje profitabilnosti po svakom pojedinačnom projektu ili ugovoru.
• Upozorenja na neplaćene fakture i automatsko slanje učtivih podsetnika dužnicima pre nego što istekne rok.
• Potpuna kontrola nad troškovima goriva, podizvođača i nabavke bez sakupljanja zgužvanih fiskalnih računa.

Izračunajte na svojim brojevima

Brojka koju bismo mi napisali bila bi tuđa. Vaša se dobija za deset minuta, iz nedelje koja je upravo prošla.

Primer, sa izmišljenim brojevima da se vidi postupak: 12 ponuda nedeljno po 40 minuta je 8 sati. Ako sistem ponudu sklopi iz unetih stavki za 10 minuta, ostaje 6 sati nedeljno. Kod vas može biti više ili manje, i zato se računa na vašim brojevima.

Pre početka rada ove brojke izmerimo zajedno, a dva meseca posle uvođenja merimo ponovo. Tako ušteda nije naša procena, nego vaš broj.

• Koliko ponuda ili faktura nedeljno pravite i koliko traje jedna.
• Koliko puta dnevno neko zove ili piše da pita za stanje posla.
• Koliko sati mesečno ide na sređivanje Excel tabela i izveštaja.
• Koliko grešaka u ceni ili količini se otkrije tek kod kupca.

Kako izgledaju naši interni sistemi

Česta pitanja o uvođenju internog softvera