Kancelarija u kojoj nijedan rok ne zavisi od toga ko se setio
Gradimo sistem u kome predmet nosi svoje rokove, ročišta i dokumenta, a obračun rada izlazi iz onoga što je stvarno odrađeno.
Ili odmah, bez forme:060 149 149 1WhatsAppViber
Softver za advokatsku kancelariju
Advokatskoj kancelariji sistem rešava ono što se ne sme prepustiti sećanju: rokovi za žalbu i podnesak računaju se od datuma prijema i javljaju se unapred, ročišta stoje u zajedničkom kalendaru sa predmetom uz sebe, sva dokumenta i prepiska vezani su za predmet umesto za nečiji folder, a rad se beleži dok traje pa se obračun po satu ili po tarifi ne rekonstruiše na kraju meseca. Adspire to pravi po meri — sajt koji donosi upite, klijentski pristup, mobilnu aplikaciju za sud i teren i interni admin za predmete i naplatu.
- Samostalni advokat sa velikim brojem manjih predmeta
- Kancelarija sa više advokata i pripravnika koji dele predmete
- Kancelarija koja radi za firme, sa mesečnim paušalom i izveštavanjem
- Kancelarija sa više oblasti, gde se tokovi po predmetu bitno razlikuju
Dan u vašoj delatnosti
Stvari koje se ponove u svakom razgovoru sa ljudima iz ovog posla. Ako se ne prepoznate ni u jednoj — sistem vam verovatno ne treba.
- 01
Rok se drži u rokovniku i u glavi
Osam dana od prijema, petnaest od dostavljanja. Ako se jedan zavede pogrešno, ne postoji drugi zapis koji bi to uhvatio. Propušten rok u ovom poslu nije nezgoda nego odgovornost.
- 02
Spis živi u fascikli i u mejlu
Podnesak u fascikli, prepiska u mejlu, dokaz na telefonu, beleška u svesci. Kad kolega preuzme ročište, pola sata ode na sastavljanje slike.
- 03
Klijent zove da pita dokle se stiglo
Odgovor traje minut, ali poziv prekida rad na drugom predmetu. Deset takvih poziva dnevno je sat i po rada koji se ne naplaćuje.
- 04
Sati se ne beleže dok se radi
Priprema, poziv, dopis, konsultacija. Na kraju meseca se sabira po sećanju, i uvek naniže — jer se ono čega se ne sećate ne fakturiše.
- 05
Ročišta se preklope
Dva suda, isti termin, dva advokata koji misle da je onaj drugi slobodan. Bez zajedničkog kalendara, to se otkriva prekasno.
Šta tačno možemo da uradimo za vas
Isti posao može da se reši na četiri načina, i retko kome trebaju sva četiri odjednom. Kreće se od onoga što najbrže vraća uloženo.
Sajt
Sajt kancelarije ne prodaje advokaturu nego poverenje i jasnoću — i donosi upit koji se može proceniti.
Strana po oblasti prava
Radno, naknada štete, privredno, porodično, nekretnine. Čovek traži rešenje svog problema, ne spisak oblasti kojima se bavite.
Objašnjeno šta klijent može da očekuje
Koliko traje postupak, šta se predaje, koji su koraci. Tekst koji to objasni bez pravničkog jezika donosi više poziva od bilo koje reference.
Upit sa osnovnim podacima
Vrsta predmeta, kratak opis i rok ako postoji. Upit sa tim se procenjuje isti dan, a bez toga se troše dva poziva pre nego što razgovor počne.
Granica onoga što se sme napisati
Advokatski kodeks ograničava reklamiranje. Sajt se pravi tako da informiše i ne obećava ishod — i to je istovremeno i pravilo i dobra prodaja.
Web aplikacija
Klijentski pristup je za stranku — da vidi svoj predmet bez poziva, i samo ono što sme da vidi.
Stanje predmeta
Šta je predato, šta se čeka, kada je sledeće ročište. Klijent koji to vidi zove dvostruko ređe.
Razmena dokumenata bez mejla
Stranka učitava dokaze i potpisane papire kroz pristup sa pravima, umesto da ih šalje na privatnu adresu. Osetljiv dokument prestaje da kruži.
Pregled troškova
Šta je obračunato, po kom osnovu i šta je plaćeno. Rasprava o računu se rešava pre nego što nastane.
Poruke vezane za predmet
Komunikacija stoji uz spis, ne u mejlu koji se izgubi. Kad predmet preuzme kolega, prepiska je tu gde treba.
Mobilna aplikacija
Mobilna aplikacija je za sud i put — spis u džepu, bez nošenja fascikle.
Spis i ročište na telefonu
Predmet, protivna strana, sudija, broj predmeta i podnesci. Sve što je potrebno pred vratima sudnice.
Beleška odmah posle ročišta
Šta je rečeno, šta je zadato i koji je sledeći rok, upisano u hodniku. Petnaest minuta kasnije već se zaboravlja polovina.
Merenje vremena u jednom dodiru
Start i stop na predmetu, ili unos posle. Vreme koje se ne izmeri kad se troši, ne naplati se nikad.
Slika dokumenta u spis
Rešenje preuzeto na pisarnici se slika i pada u predmet, a datum prijema pokreće računanje roka.
Interni sistem
Interni sistem je kancelarija: predmeti, rokovi, ljudi, dokumenta i novac na jednom mestu.
Predmet kao celina
Stranke, protivna strana, sud, broj predmeta, faza postupka i istorija radnji. Jedan ekran zamenjuje fasciklu, mejl i svesku.
Rokovi koji se računaju sami
Od datuma prijema, po vrsti roka, sa upozorenjem nekoliko dana ranije i sa potvrdom da je radnja izvršena. Rok koji niko nije potvrdio ostaje crven.
Kalendar ročišta cele kancelarije
Ko je gde i kada, sa predmetom uz termin. Preklapanje se vidi pri zakazivanju, ne dan pre.
Dokumenta sa verzijama
Podnesci, prilozi i šabloni vezani za predmet, sa istorijom izmena. Prestaje da postoji pet verzija istog dopisa sa različitim imenima fajlova.
Obračun po satu, tarifi ili paušalu
Svaki model naplate iz istih podataka. Faktura se pravi iz evidentiranog rada, sa specifikacijom koju klijent razume.
Šta se isplati, a šta ne
Utrošeni sati naspram naplaćenog, po vrsti predmeta. Posle jednog kvartala se vidi koja oblast nosi kancelariju, a koja je samo navika.
Šta sistem mora da poštuje u ovoj delatnosti
Deo posla nije izbor nego propis. Ovo se ugrađuje od početka, jer se naknadno ugrađuje skuplje.
Advokatska tajna i prava pristupa
Spis sme da vidi samo onaj ko na njemu radi. Sistem vodi uloge, prava i zapis o tome ko je šta otvorio — to nije udobnost nego uslov posla.
Ograničenja u oglašavanju
Kodeks advokatske etike ograničava reklamiranje i obećavanje ishoda. Tekstovi na sajtu se pišu u tom okviru, jer prekršaj košta više od svakog dobijenog upita.
Zaštita podataka stranaka
Predmeti sadrže naročito osetljive podatke. Šifrovano čuvanje, rezervne kopije i kontrolisan izvoz su deo sistema od početka, ne naknadni dodatak.
Evidencija i izdavanje računa
Obračun po advokatskoj tarifi i faktura pravnom licu kroz sistem e-faktura. Specifikacija rada se izvodi iz evidencije, pa izdržava i proveru.
Ovo je opis onoga što sistem podržava, ne pravni savet. Konkretne obaveze proverite sa svojim knjigovođom ili pravnikom.
Šta tačno dobijate za novac
Rok koji se ne propusti i sat koji se naplati. Prvo je odgovornost, drugo je prihod.
Rizik od propuštenog roka pada
Automatsko računanje i upozorenje unapred uklanjaju najveću opasnost u ovom poslu. Jedan propušten rok košta više od celog sistema.
Naplaćuje se ono što je odrađeno
Vreme se beleži dok se troši, pa specifikacija odgovara stvarnom radu. Kancelarije koje počnu da mere redovno otkriju da su fakturisale manje nego što su radile.
Predmet može da preuzme kolega
Kad je sve uz spis, zamena zbog bolesti ili preklapanja traje pola sata umesto pola dana. Kancelarija prestaje da zavisi od jednog čoveka.
Manje poziva, više rada
Klijentski pristup skida najveći deo pitanja o stanju predmeta. To vreme se vraća u posao koji se naplaćuje.
Cena se određuje po obimu i ide u ponudu. Okvirni rasponi.
Pitanja pre odluke
Imamo li pravo da klijentu damo pristup spisu online?
Imate, uz kontrolu ko šta vidi. Zato se pravi sa ulogama i zapisom pristupa, i sa mogućnošću da se pojedini dokument ne deli. Šta se objavljuje klijentu ostaje vaša odluka po predmetu.
Postoje gotovi programi za advokate.
Postoje i neki rade dobro. Po meri se ide kad vam treba tok koji program ne predviđa, kad plaćate po korisniku pa raste sa pripravnicima, ili kad hoćete klijentski pristup pod svojim imenom. Ako vam postojeći program radi posao, nemojte menjati.
Da li se povezuje sa portalom sudova?
Ono što je javno dostupno i ima izvoz može da se povuče. Ono što nema, unosi se pri prijemu pismena — najčešće slikanjem, uz automatsko računanje roka. Šta je moguće proverava se konkretno pre početka.
Ne želimo da merimo svaki minut.
Onda se meri po radnji, ne štopericom: podnesak, ročište, konsultacija, svaka sa svojim uobičajenim trajanjem. Model naplate se prilagođava vama, ne obrnuto.
Radimo i za firme, po mesečnom paušalu.
Paušal se vodi kao ugovor sa obimom, a rad se i dalje beleži. Tako se na kraju godine vidi da li je paušal još realan ili radite dvostruko više nego što je dogovoreno.
Koliko traje izrada?
Prva faza su predmeti, rokovi i kalendar — tu je najveći rizik i najveća korist. Dokumenta, klijentski pristup i obračun idu kao sledeća faza, sa svojim obimom i rokom.
Recite kako danas radite
Pet polja, minut posla. Odgovor stiže lično — sa procenom obima i cene, ili sa poštenim „ovo vam ne treba“.
Ili odmah, bez forme:060 149 149 1WhatsAppViber
Javlja se Đorđe. Ako je usred posla, uzvraća isti dan.