Wo Restaurants Zeit verlieren und wie Automatisierung hilft
Gastronomen und Restaurantleiter verlieren täglich wertvolle Zeit durch nächtliche Lieferantenbestellungen per Messenger, handschriftliche Inventuren und chaotische Dienstpläne. Ein internes Gastronomie-System automatisiert Bestellungen bei Mindestbeständen, kalkuliert Rezepturen und Wareneinsatz centgenau und ermöglicht Mitarbeitern den flexiblen Schichttausch direkt über das Smartphone.
Autor: Đorđe Mladenović, Technischer Leiter. Aktualisiert: .
1. Nächtliche Lieferantenbestellungen per WhatsApp und Zettel
Nachts um 1 Uhr nach Betriebsschluss tippt der Küchenchef oder Betriebsleiter handschriftliche Notizen in Einzelnachrichten an Fleischerei, Bäckerei und Getränkelieferanten.
- Bestellungen werden übersehen, Mengen falsch geliefert und Lieferscheine manuell mit Preisen abgeglichen.
- Lösung: Das System generiert anhand des Tagesverbrauchs eine aggregierte Bestellliste und sendet sie auf Knopfdruck an die jeweiligen Lieferanten.
- Weniger Bestellungen am späten Abend per Messenger und weniger Fehlbestellungen bei frischer Ware.
2. Rezepturen, Wareneinsatz und Schwundkontrolle
Ohne exakte Erfassung ist die Differenz zwischen bonierten Gerichten und tatsächlich verbrauchter Ware der größte versteckte Margenfresser in der Gastronomie.
- Jeder Bon an der Kasse bucht automatisch die hinterlegten Rohstoffmengen aus dem virtuellen Lager ab.
- Das System kalkuliert Schnittverluste, Garverluste und Kalo realistisch ein.
- Die Inventur läuft per Tablet oder Barcode-Scan, und Abweichungen über einem festgelegten Wert werden sofort angezeigt.
3. Dienstplanung ohne Telefonterror und Gruppenchats
Die Monatsplanung für Servicekräfte, Barkeeper und Küchenpersonal ist nervenaufreibend: Uni-Klausuren, Urlaubswünsche und spontane Krankmeldungen.
- Der Schichtplan wird digital veröffentlicht und ist für jeden Mitarbeiter auf dem Smartphone in Echtzeit einsehbar.
- Mitarbeiter tauschen Schichten untereinander per App — die Betriebsleitung muss den Tausch lediglich mit einem Klick bestätigen.
- Keine unübersichtlichen WhatsApp-Gruppen mehr und keine unbesetzten Stationen am umsatzstarken Samstagabend.
4. Restaurantkennzahlen live auf dem Smartphone
Der Inhaber muss nicht im Gastraum anwesend sein, um die wirtschaftliche Verfassung seines Betriebes zu kennen.
- Umsatz in Echtzeit, Durchschnittsbon und Tischauslastung sind jederzeit mobil abrufbar.
- Automatische Auswertung der Margenbringer (Renner- und Penner-Analysen) zur Speisekartenoptimierung.
- Live-Berechnung der Personalkostenquote (Labor Cost %) im Verhältnis zum getätigten Tagesumsatz.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Wie viel Zeit in Einkauf und Dienstpläne geht, sieht man am besten an der letzten Woche.
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen, um das Vorgehen zu zeigen: 6 Lieferantenbestellungen pro Woche zu je 20 Minuten sind 2 Stunden, dazu 3 Stunden Inventur und eine Stunde Dienstplan. Wie viel davon das System abnimmt, hängt davon ab, wie Sie heute arbeiten.
Vor Projektstart messen wir diese Zahlen gemeinsam mit Ihnen und zwei Monate nach der Einführung noch einmal. So ist die Ersparnis Ihre Zahl, nicht unsere Schätzung.
- Wie viele Bestellungen Sie pro Woche an Lieferanten schicken und wie lange eine dauert.
- Wie lange eine Inventur dauert und wie oft Sie sie machen.
- Wie viel Zeit Dienstplan und Schichttausch kosten.
- Wie viele Lebensmittel im Monat wegen falscher Planung weggeworfen werden.
Gastronomielösungen aus der Praxis
Erfahren Sie, wie wir Kassen, Reservierungen und interne Betriebsabläufe vernetzen.
Häufige Fragen zur Gastronomie-Automatisierung
Lässt sich das System an bestehende Kassensysteme anbinden?
Wenn Ihr Kassensystem eine offene Schnittstelle (API) hat, ja. Dann aktualisiert jede Buchung Lager und Wareneinsatz. Ob das bei Ihrer Kasse geht, prüfen wir vor dem Angebot.
Wie reagiert das System auf schwankende Einkaufspreise der Großhändler?
Sobald ein Lieferschein mit geänderten Einkaufspreisen erfasst wird, passt das System die Wareneinsatzkosten der betroffenen Gerichte sofort an. Bei Margenunterdeckung schlägt das System automatisch Preiskorrekturen vor.
Müssen Mitarbeiter eine App aus dem App Store herunterladen?
Nein. Es handelt sich um eine moderne Progressive Web App (PWA), die direkt über den Browser auf jedem iOS- oder Android-Gerät mit vollem App-Komfort funktioniert.
Können mehrere Filialen oder Gastro-Konzepte zentral gesteuert werden?
Ja. Das System unterstützt Mehrmagazin- und Mehrbetriebsstrukturen mit zentralem Einkauf und standortbezogener Auswertung.